Księgowość w organizacjach pozarządowych (NGO) jest kluczowym elementem zarządzania, który zapewnia przejrzystość finansową, zgodność z przepisami oraz efektywne wykorzystanie zasobów. Dla początkujących może to wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie podstawowych zasad i narzędzi pozwala na skuteczne prowadzenie księgowości w NGO. Poniżej znajduje się przewodnik po podstawach zasad dot. księgowości dla organizacjach pozarządowych.
Podstawowe zasady:
1. Zasada przejrzystości
W NGO szczególnie ważna jest przejrzystość finansowa. Oznacza to, że wszystkie operacje finansowe powinny być dokładnie dokumentowane i łatwo dostępne do przeglądu przez zarząd, członków organizacji oraz donatorów.
2. Zasada dokładności
Wszystkie transakcje muszą być dokładnie zapisane, a dokumentacja powinna być prowadzona starannie i systematycznie. Błędy w księgowości mogą prowadzić do problemów z prawem oraz utraty zaufania donatorów.
3. Zasada zgodności z przepisami
NGO musi przestrzegać przepisów prawa dotyczących rachunkowości, podatków oraz wszelkich innych regulacji związanych z działalnością organizacji non-profit.
Podstawowe pojęcia księgowe
1. Bilans to zestawienie aktywów (zasobów) i pasywów (zobowiązań) organizacji na określony dzień. Aktywa powinny równać się pasywom, co oznacza, że wszystkie zasoby organizacji są finansowane z jej zobowiązań i kapitału własnego.
2. Rachunek zysków i strat to zestawienie przychodów i kosztów organizacji za określony okres. Pozwala cenić, czy organizacja generuje nadwyżkę (zysk) czy deficyt (stratę).
3.Księgi rachunkowe to zbiór wszystkich zapisów finansowych organizacji. Mogą to być księgi główne, pomocnicze oraz rejestry.
Pierwsze kroki w prowadzeniu księgowości w NGO
1. Założenie kont księgowych – Na początku należy utworzyć plan kont, który będzie zawierał wszystkie kategorie przychodów, kosztów, aktywów i pasywów. Plan kont powinien być dostosowany do specyfiki działalności organizacji.
2. Dokumentowanie transakcji – Każda operacja finansowa musi być odpowiednio udokumentowana. Dowody księgowe to m.in. faktury, rachunki, umowy, dowody wpłat i wypłat.
3. Wprowadzanie danych do ksiąg – Dane z dokumentów księgowych wprowadza się do odpowiednich ksiąg rachunkowych. Warto korzystać z programów komputerowych, które ułatwiają zarządzanie księgowością.
4. Sporządzanie raportów finansowych – Regularne sporządzanie raportów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdania z przepływów pieniężnych, pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej organizacji.
Kontrola i audyt
Regularne kontrole wewnętrzne oraz okresowe audyty zewnętrzne pomagają zapewnić, że księgowość jest prowadzona zgodnie z przepisami i że nie ma nieprawidłowości.
Specyfika księgowości w NGO
1. Księgowanie darowizn i grantów – Darowizny i granty są głównym źródłem finansowania wielu NGO. Należy je księgować w odpowiednich kategoriach przychodów, często z podziałem na darowizny celowe (na określone projekty) i ogólne.
2. Rozliczanie projektów – Często NGO realizują projekty finansowane z różnych źródeł. Ważne jest prowadzenie osobnej ewidencji dla każdego projektu, aby móc dokładnie rozliczyć środki z każdego z nich.
3. Sprawozdawczość – NGO często muszą składać sprawozdania finansowe do różnych instytucji, takich jak urzędy skarbowe, donatorzy czy organy nadzoru. Sprawozdania te muszą być przygotowane zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami.
Narzędzia i zasoby
1. Programy księgowe
Istnieje wiele programów księgowych, które mogą ułatwić prowadzenie księgowości w NGO. Warto wybrać taki, który jest dostosowany do specyfiki organizacji pozarządowych.
2. Szkolenia i kursy – Dla osób odpowiedzialnych za księgowość w NGO warto zainwestować w szkolenia i kursy, które pomogą zdobyć niezbędną wiedzę i umiejętności.
3. Konsultacje z ekspertami – W przypadku wątpliwości lub bardziej skomplikowanych kwestii księgowych, warto skonsultować się z ekspertami, takimi jak księgowi specjalizujący się w NGO czy doradcy podatkowi.
Podsumowanie
Księgowość w NGO jest kluczowym elementem zarządzania organizacją, który zapewnia przejrzystość, zgodność z przepisami i efektywne wykorzystanie zasobów. Dla początkujących ważne jest zrozumienie podstawowych zasad i pojęć, regularne dokumentowanie i kontrola transakcji oraz korzystanie z odpowiednich narzędzi i zasobów. Dzięki temu można skutecznie prowadzić księgowość w organizacji pozarządowej, co przyczynia się do jej stabilności i rozwoju.
